Papierordner, lokale Laufwerke und isolierte Fachanwendungen lösen dieses Problem nur bedingt. Zwischen Einkauf, Produktion, Qualitätssicherung und Buchhaltung entstehen Medienbrüche: Ein Prüfprotokoll wird ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt und dann manuell im ERP-System verknüpft. Eine Eingangsrechnung muss von Hand mit der zugehörigen Bestellung und dem Lieferschein abgeglichen werden. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und ist fehleranfällig, insbesondere wenn Mitarbeitende die Zuordnung nach Erfahrung statt nach festen Regeln vornehmen. Hinzu kommt der Aufwand für die revisionssichere Aufbewahrung. Gesetzliche Vorgaben wie beispielsweise GoBD verlangen, dass Belege unveränderbar archiviert und über Jahre auffindbar bleiben. Mit wachsender Dokumentenmenge wird das ohne digitale Unterstützung kaum mehr handhabbar.
Dokumente KI-gestützt erfassen
An dieser Stelle setzt DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) an, eine Technologie, die eingehende Dokumente automatisch klassifiziert, relevante Informationen extrahiert und sie einem Geschäftsprozess zuordnet. Statt dass Mitarbeitende ein PDF öffnen und Auftragsnummer, Lieferant oder Materialbezeichnung von Hand eintragen, ließt die Software diese Angaben aus dem Dokument heraus. Das betrifft in der Fertigung mehrere Bereiche gleichzeitig: am Wareneingang werden Lieferscheine automatisch erfasst und mit der Bestellung abgeglichen, bei Prüfprotokollen werden Chargennummern und Messwerte extrahiert, bei Rechnungen werden Positionen automatisch mit Bestellungen verknüpft. Die Software lernt dabei aus bereits bearbeiteten Dokumenten und wird mit der Zeit treffsicherer, auch bei wechselnden Formaten und Layouts verschiedener Lieferanten. Wichtig für den Einsatz in einem regulierten Umfeld ist, dass diese Verarbeitung nachvollziehbar bleibt: Jede automatische Zuordnung lässt sich im Nachhinein prüfen, und Mitarbeitende können Fehler oder Ausnahmefälle manuell korrigieren.
Nutzen entlang der Prozesskette
Dabei kann diese Technik ihren Nutzen entlang der gesamten Auftragskette ausspielen. Bei der Auftragsabwicklung verkürzt die automatisierte Dokumentenverarbeitung die Zeit zwischen Bestelleingang, Produktion und Auslieferung, weil Informationen sofort dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden, statt erst gesucht oder angefordert werden zu müssen. Für die Rückverfolgbarkeit im Produkthaftungsfall ist entscheidend, dass sämtliche Fertigungs- und Prüfnachweise lückenlos und maschinell auswertbar vorliegen. Wird eine Charge beanstandet, lassen sich die zugehörigen Prüfprotokolle, Materialnachweise und Temperaturkurven der Produktionsanlagen in kurzer Zeit zusammenstellen, statt Aktenordner durchsuchen zu müssen. Auch für Audits und Compliance-Nachweise verkürzt sich der Aufwand erheblich, da die relevanten Dokumente über eine Volltextsuche direkt auffindbar sind und ihre Bearbeitungshistorie lückenlos dokumentiert ist. In der Rechnungsverarbeitung wiederum sorgt die automatische Zuordnung von Rechnung, Bestellung und Lieferschein dafür, dass Prüf- und Freigabeprozesse schneller ablaufen und Skontofristen zuverlässiger eingehalten werden können.
Integration als Voraussetzung
Damit diese Vorteile tatsächlich wirksam werden, muss die KI-gestützte Dokumentenverarbeitung in die bestehende IT-Landschaft eingebettet sein. Fertigungsunternehmen arbeiten in der Regel mit einer Kombination aus ERP-, ME-, PPS- und Qualitätsmanagementsystemen. Ein Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen Nutzen erst dann vollständig, wenn es sich nahtlos mit diesen Systemen verbindet, sodass Mitarbeitende aus ihrer gewohnten Anwendung heraus auf archivierte Dokumente zugreifen können, ohne die Software wechseln zu müssen. Ebenso relevant ist die Anbindung an Scanner und Multifunktionsgeräte, über die Papierdokumente weiterhin in den digitalen Prozess einfließen, solange papierbasierte Belege im Unternehmen oder bei Lieferanten und Kunden noch üblich sind.
