Wissen, das kleben bleibt

Wissen, das kleben bleibt

Mit der Aktualisierung der international wichtigsten Norm für Qualitätsmanagement, die im September 2015 als ISO9001:2015 in Kraft getreten ist, wurde erstmals das Thema Wissensmanagement in den Anforderungskatalog aufgenommen. Unternehmen müssen nun nachweisen, dass sie das notwendige Wissen, das zur Durchführung der Geschäfts- und Produktionsprozesse notwendig ist, systematisch festhalten und für alle Mitarbeiter verfügbar machen. Ein mittelständischer Klebespezialist aus Baden-Württemberg setzt deshalb auf eine cloudbasierte Software für das Qualitätsmanagement und die Dokumentation, die mit Usability und Flexibilität punktet.
Die Tewipack Uhl GmbH aus Althengstett nahe Stuttgart versorgt den Maschinen- oder Leichtbau und die Automobil- und Elektroindustrie mit hochmoderner Klebetechnik. Neben Standardprodukten gehören Sonderanfertigungen nach Maß oder spezielle, selbstklebende Stanzprodukte sowie passendes Zubehör zum Portfolio des 32-Mitarbeiter-starken Unternehmens. Im Logistikzentrum des Klebespezialisten finden sich von Klebestoffen über Klebebänder und Schleifmittel bis hin zu Zubehör rund um Verarbeitung und Arbeitsschutz 8.000 Produkte. Um im Markt zu bestehen, müssen Unternehmen mit der Ressource Wissen nachhaltig und effizient umgehen. Erst Recht in Zeiten der Digitalisierung, Stichwort Big Data. Nicht selten bedeuten Wissensvorsprünge Vorteile gegenüber Wettbewerbern. Diesen Umstand greift die Revision der ISO9001 auf. Die aktuelle ISO9001:2015 verlangt systematisches Wissensmanagement. Unternehmen müssen im Zuge dessen nicht nur definieren, welches vorhandene Wissen für die Umsetzung der Unternehmensziele notwendig ist, sondern darüber hinaus organisieren, dass dieses Wissens aufrechterhalten wird und dass es für alle Mitarbeiter verfügbar ist. Dieses Wissen umfasst Organisationsstrukturen, Prozesse ebenso wie Beziehungen zu Geschäftspartnern und Kunden. Zusätzlich müssen Unternehmen, die nach ISO9001:2015 zertifiziert werden wollen, nachweisen, wie sie neues Wissen für die Zukunft aufbauen wollen. Wie ein systematisches Wissensmanagement umzusetzen ist, legt die Norm nicht fest. Um sich dennoch weiterhin erfolgreich nach der international wichtigsten Norm für Qualitätsmanagement zertifizieren lassen zu können, nahm die Tewipack Uhl GmbH die Aktualisierung von ISO9001 als Anlass, nach einer Software zu suchen, die eine gute Ausgangsbasis für Dokumentations- und damit für Wissensmanagement liefert. Darüber hinaus sollte eine im Unternehmen integrierte Software verschiedene Management-Systeme unterstützen und eine Antwort auf weitere Normanforderungen geben. „Spätestens angesichts der neuen ISO-Normen war klar, dass wir mit unserer bisherigen Praxis mit Word-Dokumenten, die als PDFs im Dokumentenmanagement abgespeichert waren, nicht weiter kommen würden“, erklärt Alexander Uhl, Geschäftsführer der Tewipack Uhl GmbH. „Aber auch ohne QM-Norm im Nacken waren die fehlenden Möglichkeiten zur Verifizierung nervig, von der Versions-Thematik – ist das nun wirklich die aktuelle Version? – ganz zu schweigen.“ Die Software, die der Mittelständler suchte, sollte einen flexiblen Zugriff übers Internet ermöglichen und Vorlagen bieten, um die Anforderungen der ISO9001:2015 unternehmensspezifisch und benutzerfreundlich abbilden zu können. Schnell wurde man fündig. „Die Entscheidung fiel nach nur zwei Wochen Recherche“, erinnert sich Uhl. „Uns war wichtig, dass wir das Tool in der Cloud nutzen können und allein dadurch war die Auswahl schon sehr eingeschränkt. Hinzu kam, dass die anderen Tools nicht annähernd so flexibel einsetz- und konfigurierbar waren.“ Außerdem überzeugte Orgavision den Klebespezialisten durch seine einfache Bedienbarkeit und den flexiblen Zugriff auf das System – von jedem Ort aus und für jeden Berechtigten, einschließlich zeitlich definierter Autorisierungen z.B. für den Auditor.

Wenn QM zur Chefsache wird

Die Software des gleichnamigen Unternehmens bietet ein integriertes QM-System, das sowohl den unternehmensinternen, als auch den ISO-Norm-Anforderungen gerecht wird. „In diesem System kann ich unsere spezifischen Prozesse und Abläufe unheimlich einfach flexibel abbilden. Ich kann selber – obwohl ich gar nicht IT-affin bin – die Inhalte unseres Unternehmens sehr gut darstellen. Einfach weil die Software intuitiv zu bedienen ist. Man kann Vorfälle wie Fehler, Verbesserungsvorschläge der Mitarbeiter oder auch Unfälle gut dokumentieren und für alle Zugangsberechtigten verfügbar machen“, berichtet Uhl. „Die Software ermöglicht es uns, dass wir unser Wissen zentral und an einer Stelle verwalten können.“ Allein das ist ein Riesenvorteil, sagt der Geschäftsführer. Genauso wie die hohe Nachvollziehbarkeit von Prozessen, die das Tool mit sich bringt. „Mit der Software lassen sich Organigramme darstellen, mit allem, was dahinter steckt, wie z.B. den Arbeitsplatzbeschreibungen, Rollenbeschreibungen und den jeweiligen Prozessen“, erklärt Uhl. „Das war früher nicht so offensichtlich.“ War das vorher vornehmlich ein Thema der Personalabteilung, ist nun für jeden deutlich und vor allem offen zu sehen, wer was macht, wo welche Workflows aufgehängt sind und was womit in Verbindung steht. Die Software bringe eine gewisse Transparenz ins Unternehmen, stellt der Geschäftsführer zufrieden fest. Und zufrieden zeigt er sich auch mit der Zusammenarbeit des Softwareunternehmens. „Das Projekt wurde hervorragend umgesetzt, einschließlich der eintägigen Schulung, der Service ist super, auch wenn wir in den zwei Jahren, seitdem wir das Tool nutzen, nie ein Problem hatten. Die Software läuft sehr zuverlässig.“ Und schützt damit das Unternehmen vor unkontrollierten Wissensverlust. Denn der Spezialist fürs Kleben und Abdichten weiß: die Software hält dicht. Wissen kann garantiert nicht mehr abfließen. Ganz im Sinne eines systematischen Wissensmanagement, mit dem Unternehmen optimal von den Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter profitieren.

orgavision GmbH
www.orgavision.com

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